Koti

Kutsu käyttäjiä tilillesi

Tämä opas neuvoo, miten kutsut uusia käyttäjiä tilillesi, hallitset kutsuja ja asetat asianmukaiset käyttöoikeudet tiimin jäsenille.

Käyttäjähallinnan yleiskatsaus

Ennen käyttäjien kutsumista on tärkeää ymmärtää järjestelmässä saatavilla olevat käyttäjäroolit:

  • Järjestelmänvalvoja: Täysi pääsy kaikkiin ominaisuuksiin, mukaan lukien laskutus, käyttäjähallinta ja kaikki resurssit
  • Jäsen: Pääsy resursseihin, mutta ei voi muokata laskutusta tai lisätä/poistaa käyttäjiä
  • Katsoja: Vain lukuoikeus resursseihin

Uusien käyttäjien kutsuminen

Edellytykset

  • Sinulla tulee olla järjestelmänvalvojan rooli uusien käyttäjien kutsumiseen
  • Kutsuttujen käyttäjien sähköpostitunnuksen on mahdollisesti vastattava organisaatiosi toimialuetta (tiliasetustesi mukaan)

Kutsuprosessi

  • Avaa käyttäjähallinta

    • Kirjaudu tilillesi
    • Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan "Asetukset"
    • Valitse pudotusvalikosta "Tiimin jäsenet"

  • Luo uusi kutsu

    • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa "Kutsu käyttäjä" -painiketta
    • Syötä henkilön sähköpostiosoite, jonka haluat kutsua
    • Valitse uudelle käyttäjälle sopiva rooli
    • Lisää halutessasi henkilökohtainen viesti
    • Napsauta "Lähetä kutsu"

  • Odottavat kutsut

    • Kutsu näkyy "Odottavat kutsut" -osiossa
    • Kutsuttu käyttäjä saa sähköpostin, jossa on ohjeet kutsun hyväksymiseen
    • Kutsut vanhenevat 7 päivän kuluttua, jos niitä ei hyväksytä

    • Joukkokutsut

    Jos sinun täytyy kutsua useita käyttäjiä kerralla:

  • Napsauta "Joukkolähetys" "Kutsu käyttäjä" -painikkeen vieressä
  • Lataa CSV-tiedosto seuraavassa muodossa: 
    email,role
kayttaja1@esimerkki.com,jasen
kayttaja2@esimerkki.com,katsoja
  • Tarkista kutsuttavien käyttäjien luettelo
  • Napsauta "Lähetä kutsut"

    • Kutsujen hallinta

    Kutsun tilan tarkastelu

  • Siirry kohtaan Asetukset > Tiimin jäsenet
  • "Odottavat kutsut" -välilehti näyttää kaikki avoimet kutsut
  • Tilailmaisimet näyttävät, ovatko kutsut:
    • Odottavat: Ei vielä hyväksytty
    • Vanhentuneet: 7 päivän hyväksymisaika on kulunut
    • Hyväksytty: Käyttäjä on liittynyt, mutta ei ole suorittanut asennusta loppuun

    • Kutsujen uudelleenlähettäminen

    Jos kutsu on vanhentunut tai käyttäjä ei ole saanut sitä:

  • Etsi kutsu "Odottavat kutsut" -luettelosta
  • Napsauta kutsun vieressä olevaa "⋮" -valikkoa
  • Valitse "Lähetä kutsu uudelleen"
  • Kutsu lähetetään uudelleen uudella 7 päivän vanhentumisajalla

    • Kutsujen peruuttaminen

    Peruuttaaksesi kutsun ennen sen hyväksymistä:

  • Etsi kutsu "Odottavat kutsut" -luettelosta
  • Napsauta kutsun vieressä olevaa "⋮" -valikkoa
  • Valitse "Peruuta kutsu"
  • Vahvista peruutus

    • Olemassa olevien käyttäjien hallinta

    Käyttäjäroolien muuttaminen

    Muuttaaksesi olemassa olevan käyttäjän käyttöoikeuksia:

  • Siirry kohtaan Asetukset > Tiimin jäsenet
  • Etsi käyttäjä "Aktiiviset jäsenet" -luettelosta
  • Napsauta käyttäjän vieressä olevaa "⋮" -valikkoa
  • Valitse "Vaihda roolia"
  • Valitse uusi rooli pudotusvalikosta
  • Napsauta "Tallenna muutokset"

    • Käyttäjien poistaminen

    Poistaaksesi käyttäjän tililtäsi:

  • Siirry kohtaan Asetukset > Tiimin jäsenet
  • Etsi käyttäjä "Aktiiviset jäsenet" -luettelosta
  • Napsauta käyttäjän vieressä olevaa "⋮" -valikkoa
  • Valitse "Poista käyttäjä"
  • Vahvista poisto

    • Huomaa: Käyttäjän poistaminen ei poista heidän tiliään, vaan poistaa heidän pääsynsä organisaatiosi resursseihin.

    Tiimirakenteiden hallinta

    Suuremmille organisaatioille voit järjestää käyttäjiä tiimeihin käyttöoikeuksien hallinnan parantamiseksi:

  • Siirry kohtaan Asetukset > Tiimit
  • Napsauta "Luo tiimi"
  • Nimeä tiimi ja lisää jäsenet
  • Määritä tiimikohtaiset käyttöoikeudet
  • Napsauta "Luo tiimi"

    • Parhaat käytännöt

    • Tarkista käyttöoikeudet säännöllisesti ja poista käyttäjät, jotka eivät enää tarvitse pääsyä
    • Sovella vähimpien oikeuksien periaatetta: anna käyttäjille vain tarvittavat käyttöoikeudet
    • Käytä kuvaavia tiiminimiä, jotka kuvaavat niiden toimintaa
    • Dokumentoi käyttäjähallintakäytäntösi
    • Vaadi vahvoja salasanoja ja 2FA-tunnistautumista kaikille käyttäjille, joilla on järjestelmänvalvojan oikeudet

    Vianmääritys

    Käyttäjä ei saanut kutsua

  • Tarkista, onko sähköpostiosoite oikein
  • Tarkista, onko kutsu käyttäjän roskapostikansiossa
  • Lähetä kutsu uudelleen
  • Jos ongelmat jatkuvat, voit luoda kutsumislinkin jaettavaksi manuaalisesti

    • Käyttäjä ei voi hyväksyä kutsua

  • Varmista, ettei kutsu ole vanhentunut
  • Tarkista, onko käyttäjällä jo tili (heidän on ehkä kirjauduttava ensin ulos)
  • Varmista, että käyttäjä käyttää samaa sähköpostiosoitetta, johon kutsu lähetettiin
  • Tarvittaessa peruuta nykyinen kutsu ja lähetä uusi